Tutti pronti per l’interpretariato da remoto? Breve guida pratica per utenti e interpreti (parte 2)

Interpretariato da remoto 2

Dopo aver definito le modalità di interpretariato da remoto nel precedente articolo, presentiamo ora qualche suggerimento frutto dell’esperienza personale che può tornare utile a chi organizza e a chi partecipa agli eventi online.

Gli eventi online non sostituiscono gli eventi dal vivo

Tutto ciò che si organizza online è spesso frutto di un compromesso. A volte la telefonata o la videoconferenza rappresentano lo strumento più utile e veloce per rispondere alla necessità di comunicare nell’immediato o per sopperire alla mancanza di interpreti sul posto qualora si decidesse all’ultimo minuto di invitare un ospite straniero. Altre volte, come in questo periodo, trasformare un evento face-to-face in un evento virtuale è necessario per evitare cancellazioni.

Ricordiamoci però che la comunicazione non è solo verbale e non è fatta semplicemente di scambi di battute o interventi frontali a cui far seguire sessioni Q&A di domande e risposte. Comunicare vuol dire esprimere la propria personalità e quello che si ha da dire soprattutto con il linguaggio del corpo, vuol dire incontrarsi e confrontarsi di persona e non limitarsi al semplice argomento da trattare, ma favorire spunti di discussione e riflessione e altre occasioni di incontro.

Anche gli interpreti sono lì per “interpretare”, non per tradurre in maniera fredda o soltanto tecnica i discorsi degli speaker, ma per poter dare espressione al messaggio di chi parla, interpretandone il linguaggio del corpo, lo stato d’animo, il tono di voce, partendo dal contesto comunicativo e tenendo sempre conto della cultura di chi trasmette e di chi riceve quel messaggio. Senza tutti questi indizi visivi la difficoltà di interpretazione aumenta e ne può risentire la qualità.

Utilizzare i video nelle conferenze online è sicuramente utile, ma rispetto alle conferenze dal vivo la tecnologia può rappresentare un ostacolo che si interpone nell’atto comunicativo naturale tra chi parla, chi ascolta e chi è chiamato a mediare la comunicazione.

Prima dell’evento online

Per organizzare un evento nel migliore dei modi sono necessari molto tempo e un’attenta pianificazione, senza trascurare mai l’eventuale scelta della piattaforma e degli interpreti, che possibilmente devono avere esperienza nel settore e conoscenze pregresse dell’argomento da trattare, o quantomeno avere il tempo per prepararsi adeguatamente e produrre e studiare glossari specifici nelle lingue di lavoro. Questo vale anche per gli eventi online ed è sicuramente imprescindibile per quelli face-to-face.

Una volta stabiliti l’argomento, l’obiettivo, la struttura dell’evento online nonché il tipo di piattaforma e la modalità più adatta di interpretariato da remoto qualora vi fossero ospiti stranieri, chi organizza l’evento non dovrebbe trascurare alcuni semplici accorgimenti prima di iniziare.

Innanzitutto sarebbe opportuno inviare a partecipanti la richiesta di adesione con allegato un programma che descriva lo scopo e le aspettative della riunione o conferenza. In base al tipo di evento, sarebbe anche utile stabilire i ruoli dei partecipanti e anticipare agli ospiti se dovranno prendere parte attiva alle decisioni durante la riunione, in modo da potersi preparare. Inoltre, qualora si intendesse registrare l’evento, in questa fase è necessario informare gli interpreti in merito all’utilizzo e alle finalità della registrazione.

Una volta registrati all’evento, i partecipanti dovrebbero ricevere una email nella quale si chiede conferma di partecipazione in quella data e a quel determinato orario. Possibilmente sarebbe anche opportuno inviare una richiesta di partecipazione a una demo della piattaforma che si intende utilizzare, in modo da permettere a tutti, interpreti e tecnici compresi, di testare le funzionalità audio e video della stessa.

Durante l’evento online

Un evento online coinvolgente e dinamico idealmente non dovrebbe durare più di un’ora, ma la durata varia sempre in base alla natura e all’obiettivo dell’evento stesso.

Prima di avviare i lavori, si dovrebbe iniziare con la presentazione dell’evento (argomento, obiettivi, risultati attesi, struttura ecc.) e degli ospiti (ruoli e temi da trattare) e incoraggiare a utilizzare la chat per fare domande durante le presentazioni, in modo da mantenere l’ordine ed evitare interruzioni.

Se si organizzano interventi frontali, l’ideale sarebbe usare presentazioni in PowerPoint e renderle visibili a tutti con la funzionalità di condivisione dello schermo, aggiungendo brevi pause musicali o video. In questo caso, prestare anche attenzione a non mostrare eventuali dati sensibili (es. compilazione automatica) e a chiudere varie app e finestre aperte.

In generale, per mantenere l’attenzione degli ospiti durante la conferenza sarebbe utile fare delle pause di tanto in tanto oppure intervallare presentazioni frontali a sessioni parallele, Q&A, interviste, esercizi di gruppo, giochi di ruolo, sondaggi ecc.

Per agevolare la comprensione del messaggio ai partecipanti e agli interpreti, sarebbe opportuno parlare in un ambiente ordinato, adeguatamente illuminato e silenzioso, con una buona connessione Internet e cuffie e microfono di qualità. Gli speaker dovrebbero moderare il ritmo, anche per prevenire problemi dovuti a una connessione instabile, e parlare uno alla volta, con il microfono e la videocamera ben posizionati. Quando non intervengono, dovrebbero silenziare il microfono e mantenere l’attenzione rivolta all’evento, quindi chiudere eventuali app o finestre aperte per eliminare le notifiche.

Dopo l’evento online

Al termine dell’evento, può risultare utile fare una rapida sintesi dei punti trattati e delle iniziative e decisioni prese (anche per gli ospiti arrivati in ritardo), informando i partecipanti in merito a eventuali follow-up, senza dimenticare di ringraziarli per la partecipazione.

 

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